CX事業本部に対し、課題整理支援＆可視化支援を実施しました

こんにちは！データアナリティクス事業本部の武田です。

昨年から春にかけて、CX事業本部に対し、課題整理支援＆可視化支援を実施しました。今日はその流れをご説明します。

CX事業本部の課題を整理し、アサイン状況を可視化しました

社内のCX事業本部向けに、「課題整理支援＆可視化支援」を実施し、アサイン状況を可視化しました。

アサイン状況を可視化することで、下記を目指しました。

案件の配分を見える化し、適正配分を目指す。

経験してきた技術スキルを把握した上で、今後も踏まえてアサインしていく。

誰と誰が一緒の案件で働いてきたかを事前に確認して、チームビルディングに活かす。

全体の流れ

最初から「アサイン周りを可視化したい」というテーマが決まっていたわけではなく、やりたいことや課題をヒアリングする中で、アサイン周りを可視化するという方向性が決まっていたという流れになります。

ステップ１：要件ヒアリング

ステップ２：データ整理

ステップ３：データ加工

ステップ４：可視化する

ステップ５：データ連携自動化

ステップ１と２と５はCX事業本部の方がメインで議論して進めるところ、 ステップ３と４のデータ加工と可視化部分がBIチームがメインで手を動かすところ という役割分担で進めました。

スケジュール

2023年2月にスタートし、2023年5月末には一旦一区切りというスケジュールでした。4月・５月は連休や社内イベントがあり、定例会議をスキップしています。

★マークが定例会議の日です。

参加メンバー

CX事業本部　マネージャー　６名

BIチーム　リーダー　1名、BIエンジニア　1名

ステップ１：要件ヒアリング　解決したい課題を整理する

一旦やりたいことを全部書き出す

意見が発散しても構わないから、困っていること・やりたいことを、一旦全部書き出してもらいました。

そうすると、

明らかにデータが今は存在してないもの

他部署も関連するもの

オペレーションを変えなければならないもの

なども出てきます。

それも気にせず、ビジネスっぽくなくても、将来的なものでも、全て含めて一旦発散しても構わず書き出してもらいました。

やりたいことを仕分ける

分類で色分けをしたり、重要度で仕分けたりしました。この仕分けの結果、「アサインの可視化をやろう」という結論になりました。

ステップ２：データ整理　何が見れたらいいのかを考える

解決したい課題の中で、意見が集中しすぐに解決したいテーマとして、「アサイン」が選ばれました。

そこで、理想のアサインの流れを書き出して、誰が・いつ・どんな情報を見てというフローを整理していきました。

BIチーム側は考えるためのフレームワークのみを説明し、中身は全てCXの皆様に考えて入れてもらう形で進めています。

データをどう持つとよさそうか

この項目はどの列に紐づいていくのか

どんな単位でデータを管理するのか

どこまでの入力なら現実的に運用可能か

という議論をして、データ構造を決めていきました。（ER図を頭の中でイメージしていくデータベーススペシャリストの試験問題を解いているような感じです。）

どこまでを今回の可視化の対象とするのかを話し合った上で、今あるデータをサンプルとして提供していただきました。ここから先は、BIチームが手を動かすステップです。

ステップ３：データ加工　整然データに整える

notionDBに必要なデータが入っていたのですが、複数選択時のデータがカンマ区切りで入ってきていたので、カンマ区切りをバラして、整然データになるようにデータ加工をしました。Looker Studio側のデータの統合の制限もあり、データ加工部分は何度か作り替えています。

Looker StudioとGoogleスプレッドシートを連携させることにしていたのですが、なかなかクロスフィルタが思ったように動かない現象にぶつかりました。

この時に整理したクロスフィルタがうまく動かない時の対応方法は下記にまとめています。

ステップ４：可視化する

「したいこと、見たいこと」をヒアリング時にしっかり確認できており、「誰が何をみて何をするか」というシナリオの話も具体的に聞いていたので、とてもスムーズに作ることができました。

以下はイメージです。（データはダミー）

ステップ５：データ連携自動化＆データ入力

元のデータがnotionDBでしたので、このデータをエクスポートして、整然データに加工してGoogleスプレッドシートに流し込む部分を自動化することが必要でした。

また全ての必要項目が入力されているわけではなかったので、データの入力が必要でした。具体的には、notionDBとGoogleスプレッドシートのデータを結合するために、案件ごとに重複しないキーとなる列が必須でしたが、そのキーとなる列が不足していました。

データ連携については、CX事業部の方で日曜大工ならぬ日曜プログラマーで作成し、データの入力は手分けして入力していただきました。

CX事業本部のみなさまより一言

点在しているデータを利用用途からしっかりヒアリングしていただき、アドバイスを頂きながらまとめ上げ可視化を行っていただきありがとうございました。

BIチームの皆さんのおかげで、可視化から、わたしたちのとっての価値ある洞察を見つけ出すための情報が整理されました。これから、しっかり活用をしていきたいと思います。

BIチームより一言

CX事業本部とのプロジェクトを振り返って、スタート段階で参加を強くコミットされた点がとても印象的でした。

最初の段階ではやることも明確ではありませんでした。これから何をするかを決めることからのスタートで、まさに「重要だが緊急ではない」ということのために時間を確保する必要がありました。

今回のヒアリング対象者は、PM・マネージャー・リーダーなので、時間を確保すること自体が難しいメンバーばかりです。

そんな中でも、最初の会議で「CXメンバーは強い意志で時間をとる！！」と宣言されたことは非常に心強かったです。

この宣言だけではなく、最初から最後まで「自分達のことなので自分達が動く」というリーダーシップを持って進めていただけました。

データの準備も含めた協力がスムーズで、大変ありがたかったです。

短い間でしたが、とてもいい経験ができ、学びの多いプロジェクトとなりました。 CXの皆様、ありがとうございました！ 今後ともよろしくお願いします。